Pergunte ao encarregado quanto a linha produziu ontem. Ele responde na hora. Faça a mesma pergunta ao sistema. É provável que o número ainda não esteja lá.
Entre uma resposta e outra existe um intervalo. O operador anota o apontamento em uma folha. A folha sobe para o escritório no fim do turno. Alguém digita. O dado entra no sistema horas depois, às vezes no dia seguinte.
Esse intervalo quase nunca é medido. E é justamente ele que mostra como a fábrica funciona de verdade.
Quando a resposta é um turno ou um dia, o ERP não está atrasado. O processo é que é manual, resume Thiago Andrade, CEO da Systh Tecnologia, consultoria independente especializada no ERP TOTVS® Protheus®, com mais de 15 anos no ecossistema e sede em Garça, no interior paulista. Além da consultoria, a empresa desenvolve soluções verticais para a indústria, MES para coleta e apontamento no chão de fábrica, controle de OEE e automação de processos operacionais com inteligência artificial.
“O sistema mostra o que foi digitado, não o que aconteceu. Enquanto a digitação for uma etapa separada, o dado vai chegar atrasado por mais moderno que seja o ERP.”
Comece medindo um número só
Antes de discutir software, cronometre um evento. Escolha uma ordem de produção e anote a hora em que ela terminou na máquina. Depois procure no sistema a hora em que esse encerramento apareceu. A diferença entre as duas é a resposta.
Repita com uma entrada de material e com uma saída de expedição. Três medições bastam para ter o retrato.
É um levantamento de uma tarde. Não precisa de consultoria, de projeto nem de fornecedor.
Por que um dia de atraso sai caro
Dado atrasado não some. Ele chega depois da decisão.
A máquina parou de manhã e o assunto só entra na reunião do dia seguinte. O comprador pede material que já estava no estoque, porque o saldo do sistema ainda era o da semana passada. O refugo se repete o turno inteiro porque ninguém viu o primeiro.
Nada disso aparece no balanço com o nome de prejuízo. Aparece como margem menor, sem explicação clara.
O papel não é o vilão. A digitação é
Ninguém erra por anotar. Erra por anotar e depois transcrever.
Cada evento é registrado duas vezes: uma na folha, outra no teclado. A segunda vez consome tempo de alguém e abre espaço para erro.
E quem digita não é quem viu. Diante de uma letra dúbia ou de um campo em branco, o jeito é aproximar. É assim que o saldo do sistema começa a descolar do estoque físico.
A reação comum é comprar mais acessos
Quando a diretoria percebe o atraso, a saída natural parece óbvia: dar acesso ao ERP para mais gente do chão de fábrica. A conta de licença sobe, porque licença é dimensionada por acesso.
Em boa parte dos casos o atraso continua. Operador no meio do turno não para para navegar em tela de gestão, com luva na mão e máquina rodando. Na primeira semana ele volta para o papel.
O acesso foi comprado. O intervalo ficou igual.
“O apontamento precisa chegar no ERP. Não é o operador que precisa entrar nele. Confundir as duas coisas é o que faz a conta crescer sem que o controle melhore”, completa Thiago Andrade
Separar quem registra de quem decide
A saída que indústrias de médio porte têm usado é simples de enunciar. O ERP continua sendo o sistema de gestão. A coleta do dado acontece em uma tela feita para a fábrica, perto da máquina, com poucos toques. Essa tela conversa com o ERP e devolve o registro na hora.
É o que faz um MES no chão de fábrica: apontamento de produção, movimentação de material, inventário, controle de produção e expedição. O operador usa a tela do MES. O dado chega no Protheus®.
A Systh mantém dois produtos próprios com essa lógica. O Stinger é o MES integrado ao Protheus®, que roda em celular, tablet, leitor, sensor ou computador, integra com balanças, imprime etiqueta e avisa por WhatsApp. O S-Web é um portal web para o processo de vendas e para o fluxo de compras e aprovações, com alçadas e acesso para cliente e fornecedor.
Nos dois o efeito é o mesmo: o registro acontece onde o evento acontece.
Os quatro números para levantar antes de investir
Todos estão dentro da operação. Nenhum depende de fornecedor para ser apurado.
Quanto tempo passa entre o evento acontecer na fábrica e o dado aparecer no sistema.
Quantas pessoas hoje entram no ERP apenas para registrar evento, sem consultar nem decidir nada.
Quanto tempo cada uma gasta nisso por dia, e quanto desse tempo é digitação de papel preenchido antes.
Quantas vezes por mês o inventário físico diverge do saldo do sistema, e quanto essa divergência já custou em compra desnecessária.
O primeiro é o mais revelador e o mais fácil de obter. Os outros três costumam confirmar o que ele já mostrou.
O erro que encarece o projeto inteiro
É customizar antes de rodar o padrão. A pressão é compreensível. A equipe conhece o jeito antigo e pede que o sistema reproduza cada detalhe.
O resultado é um projeto que estoura prazo para replicar processos que existiam só porque a ferramenta anterior obrigava.
Customização também vira dívida. Cada uma precisa ser revisada a cada atualização de release. E essa conta ficou mais pesada: a adequação à reforma tributária vai exigir revisão de regra fiscal em todos os sistemas.
Quem responde pelo projeto do lado da indústria
A variável que mais explica sucesso não é o fornecedor. É quem responde pelo projeto dentro da empresa.
Operações que designam usuários-chave, com tempo protegido na agenda e autoridade para decidir como o processo vai ficar, terminam o projeto. Quem trata a implantação como tarefa extra da rotina de todo mundo não termina, ou termina com o sistema rodando pela metade.
Deixe isso escrito antes de assinar contrato: quem é o dono do projeto, quanto do tempo dessa pessoa está reservado, e quem decide quando duas áreas discordarem.
“A pergunta certa não é quanto custa o sistema. É quantas horas o dado leva para chegar nele, e quantas decisões são tomadas nesse intervalo”, conclui Thiago Andrade
