O cartão corporativo, de crédito ou débito, pode ser um instrumento bastante útil para ajudar a organizar melhor o pagamento de algumas contas. Ele é emitido por instituições financeiras para empresas, justamente para facilitar a gestão das despesas corporativas tanto para o empreendedor quanto para seus funcionários.
No entanto, para que ele seja uma solução e não um problema para as finanças do dia a dia, é preciso observar algumas questões.
Para ajudar o empreendedor, PEGN preparou um guia completo sobre a ferramenta. Veja a seguir:
De olho no custo-benefício
O cartão corporativo pode ser uma mão na roda para o empreendedor e seus funcionários. E pode ser indicado para empresas de todos os portes, de microempreendedores individuais (MEIs) a grandes corporações.
Mas é preciso fazer contas: “As pequenas empresas são muito sensíveis a custos – que, muitas vezes, são mais importantes do que a comodidade. Por isso, é importante checar quanto vai custar esse meio de pagamento para o negócio e quanto isso vai ajudar no funcionamento dele”, sugere Valdir Oliveira, gerente de Capitalização e Serviços Financeiros do Sebrae (Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas).
Um bom aliado
O professor de estratégia do Insper David Kallás explica que o cartão corporativo pode facilitar a gestão financeira ao centralizar as despesas da empresa em um único lugar. “Além disso, muitas operadoras fornecem ferramentas para análise de gastos, otimizando o controle das finanças. A modalidade crédito ainda possibilita o pagamento a prazo, auxiliando o equilíbrio de entradas e saídas de dinheiro e, consequentemente, a melhorar o ciclo de caixa”, diz.
Kallás aponta benefícios também para os funcionários, já que o cartão corporativo pode dispensar a necessidade de pedir adiantamentos ou reembolsos, que muitas vezes são processos demorados. Valdir Oliveira, do Sebrae, defende que, para pequenas empresas, o ideal é restringir o uso para despesas menores, que precisam de agilidade no pagamento. Assim, corre-se menos risco de descontrole.
Prós e contras
Para Valdir Oliveira, o cartão corporativo pode trazer mais agilidade na decisão de compra. No mais, de acordo com Kallás, ele auxilia na administração e na organização financeira da corporação, na redução da burocracia – como a relacionada a relatórios manuais para reembolsos – e na possibilidade de acompanhamento em tempo real dos gastos. “A empresa ainda pode se valer de ofertas de benefícios adicionais, como acúmulo de milhas e descontos”, explica o professor do Insper.
Como ponto de atenção está a possibilidade de uso indevido por funcionários. Por isso, é importante haver educação, orientação e controle. Se os limites e as políticas de bom uso não forem bem definidos e deixados claros, há risco de descontrole financeiro. Taxas e tarifas administrativas do cartão também devem ser acompanhadas de perto.
O que dá para pagar
- Compras de materiais e suprimentos de escritório;
- Compras de equipamentos;
- Passagens e hospedagens para viagens a trabalho;
- Pagamento de assinaturas de softwares e serviços online;
- Custos de transporte e logística;
- Pagamento de combustível e de manutenção de veículos;
- Custos com alimentação por motivo de trabalho.;
- Aluguel de salas de reunião ou pagamento de eventos corporativos;
- Inscrições em cursos, workshops, treinamentos e congressos;
- Pagamento por serviços de manutenção para o escritório.
O que não deve ser pago com ele
Como o nome diz, o cartão é corporativo, ou seja, precisa ser destinado a despesas feitas em nome da empresa. Nada de misturar com despesas pessoais. David Kallás afirma que, embora tecnicamente seja possível pagar qualquer despesa com ele, é importante seguir boas práticas financeiras. Elas recomendam evitar despesas pessoais do empreendedor e dos funcionários para não gerar confusão e problemas fiscais.
“Também é fundamental evitar gastos sem justificativas ou fora da política da empresa”, completa. Aliás, definir e tornar transparente quais são as regras estabelecidas quanto à utilização do cartão corporativo é essencial para manter todo mundo informado e poupar possíveis problemas.
Tipos diferentes
Há cartões corporativos pré-pagos e pós-pagos. No primeiro, o saldo é carregado previamente, o que ajuda a controlar o limite de gastos. É mais indicado para equipes que precisam justamente de uma linha definida, em geral, para gastar com pequenas despesas. Já a modalidade pós-paga funciona como um cartão de crédito, com fatura consolidada. Como permite flexibilidade nos gastos, é mais indicada a empresas maiores, principalmente para funcionários em cargos de maior responsabilidade.
Cuidados para não se enrolar
Além de estabelecer políticas claras de uso, determinando quais despesas são permitidas e como devem ser justificadas, é preciso educar os funcionários antes de conceder o cartão. Ao mesmo tempo, é importante acompanhar os extratos regularmente e evitar atrasos no pagamento para evitar juros e taxas desnecessárias. É possível integrar tudo isso ao controle financeiro da empresa com o uso de ferramentas ou softwares próprios para monitoramento em tempo real.
