Dados são fundamentais para os negócios, não importa o tamanho do empreendimento. Quando bem utilizados, tornam-se aliados estratégicos na tomada de decisões, oferecendo uma base mais sólida e objetiva para agir, o que ajuda a reduzir incertezas, vieses ou parcialidades. Dessa maneira, fica mais fácil definir e atingir metas, sejam de curto, médio ou longo prazos.
Com eles, é possível identificar determinados padrões ou consolidar percepções, colaborando para aumentar a eficiência, alavancar as vendas, gerir melhor a equipe e reagir mais rapidamente a problemas ou tendências.
Segundo um estudo de 2020 do Capgemini Research Institute, think tank sediado na França que estuda o impacto das novas tecnologias nas corporações, negócios que se baseiam em dados são 22% mais lucrativos que a média, e a receita por funcionário é 70% maior.
Com as informações certas em mãos, uma pequena empresa tem condições de “ser mais eficiente e entender melhor o consumidor”, diz Alessandra Montini, diretora do LabData da FIA Business School e professora da Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Atuária da Universidade de São Paulo (FEA-USP). Ela compara a situação à de um atleta, que coleta e analisa dados para avaliar seu desempenho e melhorar continuamente.
De maneira parecida, implementar uma cultura empresarial data-driven, ou seja, tornar o uso de dados um orientador de negócios e parte do dia a dia das equipes, contribui para manter empreendimentos de todos os segmentos sempre em evolução e competitivos. Essa jornada pode não ser tão complexa, mas envolve tempo, disciplina, atenção a riscos e alguns cuidados.
A seguir, damos algumas dicas de como começar uma estratégia de uso de dados ou avançar nas ações que você já tem implementadas em sua empresa.
Elabore as perguntas certas
É importante definir claramente o que você busca nos dados, garantindo que eles ofereçam os insights adequados. Por exemplo, saber a proporção de homens e mulheres que seguem seu perfil nas redes sociais pode ajudar a avaliar a necessidade de campanhas direcionadas por gênero ou então calcular o volume de vendas necessário para atingir o faturamento ideal.
São muitas possibilidades e há dados para tudo. “É muito comum se perder com a grande quantidade de informação e não saber o que fazer”, destaca Eder Max, consultor de negócios do Serviço Brasileiro de Apoio a Micro e Pequenas Empresas (Sebrae). Ter estratégia se torna fundamental, segundo ele: “O que é importante que sua empresa saiba?”.
Em outras palavras, contar com uma avaliação geral do empreendimento e metas estabelecidas é vital para começar a reunir os dados mais relevantes.
Colete e organize os dados
Após formular perguntas ou estabelecer objetivos, é hora de coletar os dados e organizá-los de acordo com os pilares do negócio, como finanças, vendas e logística. Você pode tabular os números em uma planilha. Dependendo do tamanho do empreendimento, vale recorrer a ferramentas mais complexas de business intelligence – Power BI, por exemplo, oferece versão gratuita; Tableau e Zoho Analytics têm período de avaliação.
Notas fiscais de venda são fonte para conhecer o gasto médio dos clientes ou os horários de pico. É possível verificar dados de usuários em seu site, com softwares como o Google Analytics.
No e-commerce, levante os leads capturados, mas também a taxa de conversão a cada etapa, ou funil, até a conclusão da venda. Também vale mapear reclamações e comentários em sites de avaliação.
Analise números para extrair informações
Uma boa análise pode fornecer informações úteis. Às vezes, você valida algo que já sabia, como o bom desempenho de um produto, e adota ações para otimizar o estoque. Em outras, descobre o que não imaginava, como alto índice de abandono do carrinho.
Se a venda não é concretizada, talvez seja melhor alterar o meio de pagamento, pondera Max, do Sebrae. “A parte mais crucial do uso de dados não é colecionar números: uma simples análise pode mudar a rota [do negócio].”
O histórico também permite fazer modelagens e projeções. Por esses fatores, empreendedores devem investir na elaboração de um mapa estratégico do empreendimento, com indicadores principais e secundários, explica Fernando Galiteri Soares, sócio da consultoria Praxis Business. “Há muitos dados que, consolidados, dão subsídios para a tomada de decisões.”
Escolha a ferramenta adequada
Existem muitas ferramentas digitais que coletam, organizam e analisam dados de forma automatizada e rápida. E, atualmente, os avanços da inteligência artificial fazem com que as possibilidades pareçam quase infinitas.
Um bom CRM (gestão de relacionamento com o cliente) para a área comercial dará base para decidir como melhorar as ofertas para aumentar as vendas. Com um ERP (sistema de planejamento de recursos empresariais), é possível ter um bom mapa de como cortar gastos ou fazer investimentos.
No entanto, antes de abraçar uma ou mais ferramentas ou mesmo a última novidade em tecnologia digital, entenda qual delas realmente se adequa às suas necessidades. Caso contrário, você pode aportar muito tentando fazer seu negócio se adaptar àquele sistema para, no fim, descobrir que perdeu tempo e dinheiro.
Invista tempo e tenha disciplina
Não é preciso gastar dinheiro, principalmente se você está começando nessa jornada. Há cursos e tutoriais gratuitos na internet, que ensinam a coletar, organizar e analisar dados.
Para além das aulas introdutórias, existem programas específicos de formação – muitas vezes, também de graça. Estatísticas para trabalhar os dados, como testar uma hipótese e casos práticos, estão entre as opções disponíveis.
Muitas vezes, as próprias ferramentas e plataformas esclarecem como tirar o melhor proveito de suas tecnologias. O importante é dedicar tempo e ter disciplina para implementar uma política nesse sentido.
Organização e planejamento ajudam a cultivar esse comportamento e, assim, entender padrões, identificar tendências e avaliar a evolução do negócio.
Engaje a equipe em uma cultura de dados
A cultura data-driven pode e deve ser disseminada na empresa, pois isso ajuda a uniformizar a comunicação entre as pessoas da equipe e, principalmente, a engajá-las. Com informações claras e conhecimento sobre métricas e indicadores, todos saberão a direção a seguir.
Mais do que isso, a coleta, a avaliação e o uso de dados não deve ser uma jornada solitária, em especial porque são muitas as informações que eles trazem.
“Uma dica para não se sobrecarregar é não ir solo, mas trabalhar em equipe, ter uma rotina de conversar”, afirma Afonso Braga, professor de empreendedorismo e marketing no Instituto Mauá de Tecnologia. “As pessoas têm olhares e experiências diferentes, e analisar dados de modo colaborativo ajuda você a ser mais preciso [nas escolhas e decisões]”, ressalta.
Cuidado, porque os dados não são só seus
É fundamental estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que se aplica a qualquer operação de armazenamento e tratamento de informações pessoais, realizada por pessoa física ou jurídica pública ou privada em todo o território nacional. Sancionada em 2018 e em vigor desde 2020, ela protege os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade da população.
A segurança, a definição sobre o armazenamento e o que pode ser acessado pela equipe devem ser considerados. Uma das preocupações são os vazamentos de dados dos clientes ou da própria empresa.
O empenho em manter um ambiente protegido também se justifica para evitar golpes e fraudes digitais. Se necessário, cabe consultar um advogado ou um especialista em LGPD para se adequar à legislação e evitar sanções.
Não deixe a intuição e a criatividade de lado
Fazer uso de dados traz robustez às decisões, mas não é o único fator que você pode considerar em suas escolhas. Somá-los à experiência prévia e à intuição “ajudam a tomar a decisão final”, explica Soares, da consultoria Praxis Business.
É como usar um aplicativo de navegação e trânsito, como o Waze. A partir de dados variados, ele pode indicar a rota mais curta ou rápida. Porém, se seu conhecimento pessoal diz que aquele trajeto passa por uma área perigosa ou desconhecida, você pode optar por buscar alternativas.
Por isso, quando achar que os resultados da análise de dados não estão exatamente de acordo com sua intuição, é importante reavaliar, verificar se foram usados corretamente e conversar com a equipe. E, a partir dessa soma de fatores, determinar o que é mais adequado para seu negócio.
