Imagine sua rotina financeira pessoal – as contas que precisa pagar, as datas de vencimento de boletos que não pode esquecer jamais e as entradas de dinheiro na sua conta que precisa acompanhar para quitar seus compromissos. Com as finanças da sua empresa também precisa haver esse monitoramento constante, senão, a chance de tudo desandar rapidamente é grande. Negócios devem ser vigiados de perto o tempo todo.
O estudo Sobrevivência das Empresas Mercantis Brasileiras (2019-2023), realizado pelo Sebrae (Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), revelou que as empresas brasileiras apresentam uma diminuição significativa na taxa de sobrevivência nos primeiros cinco anos de operação. Segundo o relatório, no primeiro ano, a taxa geral é de 84,8%, no segundo, de 75,8% e, ao final de cinco anos, de 57,2%. Ou seja, quase metade dos negócios morre antes de completar cinco anos.
Uma das principais razões para isso tem a ver justamente com a falta de acompanhamento das contas da empresa de forma disciplinada e criteriosa. “Organizar a vida financeira do empreendimento é crucial porque os números atuam como um ‘GPS’. Mostram onde o negócio está, para onde pode ir e como chegar lá. Sem uma gestão adequada das finanças, o empreendedor toma decisões às cegas, correndo riscos desnecessários, acumulando dívidas e até comprometendo a existência do negócio”, afirma Dariane Fraga, professora da FIA Business School.
Mais do que permitir que a empresa sobreviva, a organização da vida financeira é decisiva para que ela cresça. “Com a gestão financeira bem-feita e as contas equilibradas é possível se planejar para alcançar metas e conquistar lucros. Para organizar as contas é necessário ter um planejamento. Ter um empreendimento mais bem estruturado facilita lidar com os problemas que podem surgir, garantindo sucesso e prosperidade a ele”, diz Enio Pinto, gerente de Relacionamento com o Cliente do Sebrae.
Parece simples, mas a realidade mostra que não é bem assim. Muitos empreendedores têm dificuldade para organizar as contas da empresa, principalmente os donos de negócios menores. “Acontece sobretudo porque os gestores não tiveram educação financeira. Isso impacta diretamente na vida profissional e pessoal porque, sem conhecimento, o empreendedor pode tomar decisões inadequadas, o que leva a um estresse maior do que tocar uma empresa já demanda”, afirma Pinto.
Por essas e outras, vale a pena aplicar algumas medidas úteis ao seu negócio. Veja quais são elas:
1. Isole finanças pessoais das finanças da empresa
Misturar essas contas é um erro bastante comum, sobretudo para pequenos empreendedores. Um “santo cobre o outro” e, no fim, fica tudo descoberto e vira uma confusão. De acordo com os especialistas, isso pode causar sérios impactos no negócio, impedindo que ele se sustente e se desenvolva. O ideal é fazer a gestão das despesas de pessoa física e pessoa jurídica separadamente desde o início.
2. Separe despesas e receitas
À primeira vista, parece básico, mas, acredite, nem todo mundo faz. Essa providência é essencial para a saúde financeira. Tire um tempo e liste quais são as despesas e as receitas mensais, ou seja, contas a pagar e a receber. “Faça isso nem que seja anotando em cadernos contábeis. Porque sem esse controle não dá para saber quanto se gasta e qual é o lucro que cada atividade que o negócio desempenha traz”, sugere Pinto. Essa organização e visualização são fundamentais e, por causa da correria diária ou do desconhecimento, o empreendedor acha que a iniciativa não é tão importante, e deixa para depois.
Em tempo: existem aplicativos e softwares, vários deles acessíveis em termos de preço e de usabilidade, e que podem ajudar bastante nessa tarefa.
3. Visualize as colunas de entradas e saídas
Contas a pagar são compromissos financeiros assumidos pela sua empresa, como remuneração de fornecedores, despesas bancárias e financeiras, salários e encargos de funcionários (além de férias e possíveis gastos com demissões), retirada dos sócios, comissões de vendedores, gastos com telefonia, internet, impostos, contador e despesas com dívidas, entre outros.
Já as contas a receber são valores que você tem conhecimento ou estima e compõem a previsão de entradas como vendas à vista, vendas a prazo, recebimentos oriundos de cartões, rendimentos de aplicações e outros.
4. Entenda o fluxo de caixa
Depois de anotar o que tem a pagar e a receber, veja quais são as despesas da sua empresa – das menores às maiores. “Com esse mapeamento, o empreendedor pode ter uma real noção de como estão as finanças da empresa. Além disso, poderá classificá-las em duas categorias, as essenciais e as que podem ser eliminadas”, ensina Enio Pinto, do Sebrae.
O exercício de anotar e conhecer todas as receitas e despesas, segundo ele, é o que se chama de fluxo de caixa, um instrumento básico de planejamento e controle financeiro. “O objetivo é apurar e projetar o saldo disponível para que haja sempre capital de giro na empresa para aplicação ou eventuais gastos”, conclui.
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5. Racionalize decisões
Ao fazer registros diários de entradas e saídas e projetar pagamentos e recebimentos futuros é possível analisar o saldo diariamente e em períodos posteriores. Diante disso, se a situação for de déficit, estude e avalie a necessidade de obter capital de giro, inclusive com possibilidade de tomar empréstimos (bancários, dos sócios, desconto de duplicatas…). Se a situação for de superávit, pense na possibilidade de fazer investimentos e aplicações dos recursos.
6. Mergulhe nos detalhes
Se for o caso, antes de buscar recursos fora da empresa, olhe para dentro dela. “Faça um levantamento do estoque, por exemplo, e observe produtos parados na prateleira. Veja o que tem disponível para transformar em dinheiro – crie ações direcionadas a vendas, como promoções”, recomenda Pinto.
7. Faça seu planejamento e coloque-o em prática
Depois de conhecer e entender a situação do negócio é hora de traçar uma rota – e alterá-la, quando necessário – para o negócio prosperar. Dariane Fraga, da FIA Business School, sugere alguns passos, que chama de “GPS do lucro”:
- Analise a situação dentro e fora da empresa: entenda as condições internas (pontos fortes e pontos fracos), oportunidades e ameaças (mercado, economia, novas tecnologias etc);
- Avalie e liste ações para aproveitar pontos fortes e oportunidades e combater pontos fracos e ameaças;
- Trace um plano financeiro para chegar ao resultado desejado;
- Mantenha o controle das finanças no decorrer do ano;
- Reavalie e tome novas decisões sempre que necessário, visando garantir o resultado planejado.
8. Olhe para frente
O crescimento de uma empresa depende da definição de projeções e dos próximos passos a serem seguidos. “A estagnação surge quando não se sabe para onde ir”, afirma Enio Pinto. Por isso, é preciso ter metas a longo prazo. Ele sugere fazer um exercício de questionar como e onde vê a empresa daqui a cinco ou dez anos. Pensar no futuro também ajuda a lidar com o presente e isso inclui focar na organização financeira do empreendimento.
